Создание макросов в excel для чайников. Создание макросов в Microsoft Excel

Создание макросов в разных версиях Excel для автоматизации повторяющихся действий пользователя, которые могут быть простыми или сложными, часто повторяющимися или редко. Для использования макросов на практике обычно их приходится корректировать в редакторе VBA. Чтобы Excel мог запускать макросы, необходимо .

Вкладка «Разработчик»

Запись макроса осуществляется встроенным рекордером, кнопка запуска которого находится на вкладке «Разработчик» главного меню программы Excel. По умолчанию эта вкладка не отображается. Добавить вкладку на панель можно следующим образом:

Excel 2010-2016

Переходим по пути: Файл - Параметры - Настроить ленту. В разделе «Настроить ленту» справа в списке «Основные вкладки» устанавливаем флажок «Разработчик» и нажимаем кнопку «OK».

Excel 2007

Переходим по пути: значок «Microsoft Office» - Параметры Excel - категория «Основные», в категории «Основные» устанавливаем флажок «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте» и нажимаем кнопку «OK».

Excel 2000-2003

Здесь ничего отображать не надо: кнопки по работе с макросами и редактором VBA находятся в главном меню на вкладке «Сервис» - «Макрос».

На самом деле в Excel для работы с макросами используются не кнопки, а пункты меню, но, для удобства, продолжу называть их кнопками.

Запись макроса

Excel 2007-2016

На ленте во вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Запись макроса».

Excel 2000-2003

Пройдите по пунктам меню «Сервис» - «Макрос» - «Начать запись».

Откроется окно:

Имя макроса: можно изменить или оставить по умолчанию («Макрос» с очередным номером). Если у вас уже есть макрос с таким именем, он будет записан в новый программный , который будет создан автоматически.

Сочетание клавиш: добавьте букву, если хотите запускать макрос сочетанием клавиш Ctrl+«буква» . В какой раскладке вы впишите букву (например, «й» или «q»), в той и будет запускаться макрос. Если буква будет вписана в верхнем регистре («Й» или «Q»), используйте для запускa макроса сочетание клавиш Ctrl+Shift+«буква» .

• «Эта книга» - макрос будет записан в книге, из которой рекордер был запущен (нажата кнопка «Запись макроса»).
• «Новая книга» - откроется новая книга и макрос будет записан в ней.
• «Личная книга макросов» - макрос запишется в и будет доступен из всех открытых книг Excel.

Описание: здесь можно добавить краткое описание макроса, которое будет отображаться в окне доступных макросов при выделении его в списке.

Заполнив окно, нажимаем кнопку «OK», кнопка «Запись макроса» меняет свое название на «Остановить запись», и можно приступать, собственно, к записи макроса. Выполните на рабочем листе операции, последовательность которых вы хотите автоматизировать и, после их завершения, Макрос будет записан и появится в списке макросов.

Список макросов

Окно со списком макросов открывается во всех версиях Excel нажатием кнопки «Макросы». Выглядит оно следующим образом:

• Выполнить - выделенный макрос будет запущен на выполнение.
• Войти - переход к коду макроса, запущенному и поставленному на паузу, как при обнаружении ошибки в коде.
• Изменить - переход к коду макроса для редактирования.
• Создать - кнопка станет активной при записи имени нового макроса в поле «Имя макроса».
• Удалить - удаление выделенного макроса.
• Параметры... - редактирование сочетания клавиш для запуска макроса и его описания.
• Находится в: - здесь можно выбрать все открытые книги или одну из них.
• Описание - текст, добавленный в одноименное поле при создании макроса или редактировании его параметров.

Запуск макроса

Запустить записанный макрос можно следующими способами:

• Сочетанием клавиш, указанным в параметрах макроса.
• Кнопкой «Выполнить» из окна списка макросов.
• Кнопкой «Run Sub» или клавишей «F5» из редактора VBA.
• Кнопкой, добавленной на лист Excel из раздела «Элементы управления формы» и которой назначен запускаемый макрос.

Кроме этого макрос можно назначить изображению, добавить кнопку запуска на панель быстрого доступа и в меню (на ленту).

Пример записи простого макроса

Выполните следующие действия:

Excel 2007-2016

1. Откройте книгу Excel или создайте новую и сохраните ее как книгу с поддержкой макросов (.xlsm).
2. На вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Запись макроса».
3. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите любой цвет заливки ячеек.
4. Нажмите кнопку «Остановить запись».

Excel 2000-2003

1. Откройте книгу Excel или создайте новую и сохраните ее с расширением по умолчанию (.xls).
2. Включите запись макроса, пройдя по пунктам меню «Сервис» - «Макрос» - «Начать запись».
3. В окне «Запись макроса» нажмите кнопку «OK», оставив параметры по умолчанию.
4. На панели инструментов выберите любой цвет заливки ячеек.
5. Нажмите кнопку «Остановить запись».

В результате будет записан простейший макрос окрашивания фона выделенной ячейки или диапазона.

Откройте список макросов, выберите записанный макрос и нажмите кнопку «Изменить». Вы увидите код вашего макроса:

Sub Макрос1() " " Макрос1 Макрос " " With Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorIndex = xlAutomatic .Color = 5296274 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End With End Sub

Число (5296274) в вашем примере будет другим, в зависимости от выбранного .

Выберите на активном листе любую ячейку или диапазон, вернитесь в редактор VBA и нажмите клавишу «F5» (курсор должен находиться в любом месте внутри кода запускаемого макроса). На активном листе выделенный диапазон окрасится в выбранный при записи макроса цвет.

Рекордер макросов может записывать много лишних строк, без которых можно обойтись. Точно также макрос будет работать и в такой редакции:

Sub Макрос2() Selection.Interior.Color = 5296274 End Sub

Скопируйте этот код и вставьте его внизу, под вашим макросом, в редакторе VBA (числовое значение цвета можете изменить на свое или оставить, как в примере). Проверьте его работоспособность, выбрав незакрашенные ячейки и запустив макрос клавишей «F5», не забыв о том, что курсор должен находиться внутри этого макроса.

Имена макросов должны различаться в пределах одного , но еще лучше - всем макросам одной книги давать уникальные имена.

Назначение макроса кнопке

Теперь давайте назначим записанный макрос (любой из двух) кнопке, добавленной на лист Excel из раздела «Элементы управления формы»:

Excel 2007-2016

1. На вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Вставить» и в разделе «Элементы управления формы» кликните по изображению кнопки.
2. Переведите курсор на табличную область листа, курсор примет вид крестика, и кликните левой кнопкой мыши.

Excel 2000-2003

1. 1. Отобразите панель инструментов «Формы», пройдя по пунктам меню «Вид» - «Панели инструментов» - «Формы».
   2. Кликните по Кнопке на панели инструментов «Формы», затем переведите курсор на табличную часть рабочего листа, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, нарисуйте прямоугольник (контур кнопки) нужного размера, затем отпустите кнопку мыши.
   3. В открывшемся окне «Назначить макрос объекту» выберите один из новых макросов и нажмите кнопку «OK». Если нажать кнопку «Отмена», новая кнопка будет создана без назначенного макроса. Его можно будет назначить позднее, кликнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню «Назначить макрос...»

Кнопка создана. Выберите ячейку или диапазон и нажмите созданную кнопку. Цвет фона изменится.

Вы можете записать еще один такой же макрос, только выбрать на палитре «Нет заливки», создать еще одну кнопку и назначить ей вновь созданный макрос. Теперь, первая кнопка будет окрашивать выделенный диапазон, а вторая очищать его от заливки.

Сокращенный вариант кода по очистке фона будет выглядеть так:

Sub Макрос3() Selection.Interior.Pattern = xlNone End Sub

Чтобы отредактировать кнопку - изменить надпись, шрифт, размер, переместить и т.д. - используйте контекстное меню и маркеры, появляющиеся после клика по ней правой кнопкой мыши. Если вы хотите, чтобы кнопка не уезжала из зоны видимости при прокрутке листа, закрепите верхнюю строку и разместите кнопку на ней.

Очень часто бывает такое, что нужно сформировать документы по определенному шаблону, на основе каких-то данных, например, по каждому сотруднику или по каждому лицевому счету. И делать это вручную бывает достаточно долго, когда этих самых сотрудников или лицевых счетов много, поэтому сегодня мы рассмотрим примеры реализации таких задач в Excel с помощью макроса написанного на VBA Excel .

Немного поясню задачу, допустим, нам необходимо сформировать какие-то специфические документы по шаблону массово, т.е. в итоге их получится очень много, как я уже сказал выше, например, по каждому сотруднику. И это нужно сделать непосредственно в Excel, если было бы можно это сделать в Word, то мы бы это сделали через «Слияние», но нам нужно именно в Excel, поэтому для этой задачи мы будем писать макрос.

Мы с Вами уже выгружали данные по шаблону через клиент Access из базы MSSql 2008 в Word и Excel вот в этой статье — Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel . Но сейчас допустим, у нас данные располагаются в базе, в клиенте которой нельзя или слишком трудоемко реализовать такую задачу, поэтому мы просто выгрузим необходимые данные в Excel и на основе таких данных по шаблону сформируем наши документы.

В нашем примере мы, конечно, будем использовать простой шаблон, только для того чтобы это было просто наглядно и понятно (только в качестве примера), у Вас в свою очередь шаблон будет, как мне кажется намного сложней.

Напомню, что на данном сайте тема VBA Excel уже затрагивалась, например, в материале – Запрет доступа к листу Excel с помощью пароля

И так приступим!

Пишем макрос на VBA Excel по формированию документов

Реализовывать нашу задачу будем на примере «Электронной карточке сотрудника» (я это просто придумал:), хотя может такие и на самом деле есть), т.е. документ в котором хранится личные данные сотрудника вашего предприятия, в определенном виде, именно в Excel.

Примечание! Программировать будем в Excel 2010.

И для начала приведем исходные данные, т.е. сами данные и шаблон

Данные .

Лист, на котором расположены эти данные так и назовем «Данные»

Шаблон .

Лист, на котором расположен шаблон, тоже так и назовем «Шаблон»

Это делается очень просто, выделяете необходимую ячейку или диапазон, и жмете правой кнопкой мыши и выбираете «Присвоить имя», пишите имя ячейки и жмете «ОК»

Свои поля я назвал следующим образом:

• ФИО – fio;
• № — number;
• Должность – dolgn;
• Адрес проживания – addres;
• Тел. № сотрудника – phone;
• Комментарий – comment.

Код макроса на VBA Excel

Для того чтобы написать код макроса, открывайте на ленте вкладку «Разработчик», далее макросы.

Примечание! По умолчанию данной вкладке в Excel 2010 может и не быть, чтобы ее отобразить нажмите правой кнопкой по ленте пункт меню «Настройка ленты»

затем, в правой области поставьте галочку напротив пункта «Разработчик»

После вкладка разработчик станет отображаться на ленте.

После у Вас откроется окно редактора кода, где собственно мы и будем писать свой код VBA. Ниже представлен код, я его как обычно подробно прокомментировал:

Sub Карточка() "Книга NewBook = "" " Путь, где будут храниться наши карточки " Т.е. в той папке, откуда запустился файл с макросом Path = ThisWorkbook.Path " Выбираем лист с данными Sheets("Данные").Select " Запускаем цикл, скажем на 100000 итераций " Начиная со второй строки, не учитывая заголовок For i = 2 To 100000 " Выйдем из него, когда фамилии закончатся, т.е. строки If Cells(i, 1).Value = "" Then i = 100000 Exit For End If " Имя файла карточки, назовем по фамилии Name_file = Path & "\" & Sheets("Данные").Cells(i, 1).Value & ".xls" ‘Выбираем лист с шаблоном Sheets("Шаблон").Select " Присваиваем значения нашим ячейкам, по именам которые мы задавали Range("fio").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 1).Value & " " & _ Sheets("Данные").Cells(i, 2).Value & " " & Sheets("Данные").Cells(i, 3).Value Range("number").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 4).Value Range("addres").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 5).Value Range("dolgn").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 6).Value Range("phone").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 7).Value Range("comment").Value = Sheets("Данные").Cells(i, 8).Value " Копируем все Cells.Select Selection.Copy " Создаем новую книгу или делаем ее активной If NewBook = "" Then Workbooks.Add NewBook = ActiveWorkbook.Name Else Workbooks(NewBook).Activate Cells(1, 1).Select End If " Вставляем данные в эту книгу Application.DisplayAlerts = False ActiveSheet.Paste Application.CutCopyMode = False " Сохраняем с нашим новым названием ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _ Name_file, FileFormat:=xlExcel8, _ Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:=False, _ CreateBackup:=False NewBook = ActiveWorkbook.Name Application.DisplayAlerts = True " Снова активируем файл с макросом и выбираем лист Workbooks("Макрос.xls").Activate Sheets("Данные").Select " Переходим к следующей строке Next i " Закроем книгу Workbooks(NewBook).Close " Выведем сообщение об окончании MsgBox ("Выполнено!") End Sub

Теперь осталось выполнить этот макрос, для этого откройте вкладку разработчик->макросы->выполнить наш макрос.

Давайте рассмотрим способы создания макросов в Excel. Первым делом Вам необходимо проверить настройку безопасности для того, что бы макросы были включены, иначе ничего не получится. Перейдите главное меню «Сервис-Макрос-Безопасность »

Поставьте флажок уровня на низкую (при запуске книг с макросами Excel вопросов о блокировке не задает) или среднюю (будет выдаваться предупреждение). Для учебных целей можно установить безопасность на низкую. Перезапустите Excel.

В Excel есть два способа создания макроса:

1. Записать с помощью соответствующего пункта меню
2. Создать вручную

Первый способ легкий и не требует никаких знаний в программировании. Достаточно в главном меню выбрать Сервис- >Макрос->Начать запись…

В открывшемся окне записи макроса необходимо указать его имя, которое будет выводиться в списке доступных макросов, можно добавить описание (для чего макрос, автор и т.д.), присвоить клавишу для быстрого запуска и указать в какую книгу сохранить макрос. После нажатия «OK » начнется запись

Теперь, все что Вы будете делать в рабочей книге (добавлять, изменять, удалять, создавать сводные и т.д.) все будет записываться. Для примера напишите в ячейке B3=45, B4 = 5, а в В5 формулу «=В3+B4*10». Для остановки записи необходимо нажать соответствующую кнопку:

После завершения записи наш макрос появится в списке Сервис->Макрос->Макросы ( Alt+ F8)

Остается его только выбрать и нажать «Выполнить ».

Все действия, которые мы произвели во время записи, с точностью повторятся. Для проверки очистите лист и выполните макрос. Но такой способ не удобен и практически в дальнейшем применить запись невозможно т.к. отсутствует универсальность. Плюс в том, что мы записывая какие либо действия получаем готовый код, который в умелых руках становится универсальным и затачивается под необходимые задачи. Давайте рассмотрим, какой код был записан. Для этого нажмите кнопку «Изменить» в меню Сервис->Макрос->Макросы .

Откроется следующий код:

Sub Макрос1()
Range("B3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "45"
Range("B4").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "5"
Range("B5").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=R[-2]C+R[-1]C*10"
Range("B6").Select
End Sub

Sub … End Sub – все макросы запускаемые через меню Сервис->Макрос->Макросы начинаются с ключевого слова Sub (процедура). Далее следует название процедуры «Макрос1», оно же имя нашего макроса которое указывается в момент начала записи. Пустые скобки обязательны! Следует учесть, что «запускаемая» процедура не должна содержать никаких параметров, иначе макрос исчезнет из списка. Все процедуры в VB завершаются командой End Sub . Sub имеет дополнительные ключевые слова Private и Public , определяющие зону видимости процедуры. Об этом будет рассказано в следующих статьях.

Range(" B3"). Select – эта и последующие команды были записаны когда мы выделяли ячейки B3, B4, B5.

ActiveCell.FormulaR1C1 – команда записывающая значение или формулу в выделенную ячейку после знака равенства. Данная запись присвоения ячейке значения и формулы не очень удобна. На следующих уроках мы будем использовать свойство Cells объекта рабочего листа Worksheet.

Вот и все. Простейшие действия записаны, но вот только такую запись на практике не применить.

Второй способ, запись кода VBA вручную. Данный способ будет рассмотрен на следующем уроке и на всех последующих, будем работать только вторым способом.

Ну и напоследок, видео-демонстрация записи макроса.

Видео: Запись макроса в Excel

Для автоматизации повторяющихся задач в Microsoft Excel можно быстро записать макрос. Предположим, у вас есть даты в различном формате и вы хотите применить ко всем из них один формат. Это можно сделать с помощью макроса. Вы можете записать макрос, который применяет нужный формат, а затем запускать его при необходимости.

При записи макроса записываются все действия, описанные в Visual Basic для приложений (VBA) коде. Эти действия могут включать ввод текста или чисел, нажатие ячеек или команд на ленте или в меню, форматирование ячеек, строк или столбцов, а также импорт данных из внешнего источника, например Microsoft Access. Приложение Visual Basic (VBA) - это подмножество мощного языка программирования Visual Basic, которое входит в большинство приложений Office. Несмотря на то, что VBA обеспечивает возможность автоматизации процессов между приложениями Office, вам не нужно знать код VBA или программное программирование, если это нужно.

Важно знать, что при записи макроса регистрируются почти все ваши действия. Поэтому если вы допустите ошибку, например нажмете не ту кнопку, средство записи макросов зарегистрирует это действие. В таком случае можно снова записать всю последовательность или изменить код VBA. Поэтому перед записью процесса следует хорошо проработать его. Чем точнее вы запишете последовательность, тем более эффективно будет работать макрос.

Разработчик , которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее. Дополнительные сведения см. в статье Отображение вкладки "Разработчик" .

Запись макроса

На вкладке Разработчик щелкните Макросы , чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. Кроме того, можно нажать клавиши ALT+F8 . При этом откроется диалоговое окно Макрос .

Внимание:

Работа с записанным кодом в редакторе Visual Basic (VBE)

С помощью редактора Visual Basic (VBE) вы можете добавлять в записанный код собственные переменные, управляющие структуры и другие элементы, которые не поддерживает средство записи макросов. Так как средство записи макросов фиксирует почти каждый шаг, выполняемый во время записи, может также потребоваться удалить ненужный код. Просмотр записанного кода - отличный способ научиться программировать на VBA или отточить свои навыки.

Пример изменения записанного кода можно найти в статье Начало работы с VBA в Excel .

Запись макроса

Перед записью макросов полезно знать следующее:

Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик , которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее.

Перейдите в раздел настройки > Excel ... Панель инструментов & > ленты .

Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

Работа с макросами, записанными в Excel

На вкладке Разработчик щелкните Макросы , чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. При этом откроется диалоговое окно Макрос .

Примечание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Каждый пользователь сталкивался с тем, что иногда в Excel не найти подходящих инструментов, которые бы соответствовали потребностям. При всем изобилии возможностей Excel иногда нельзя автоматизировать решения некоторых задач, ведь совершенству нет предела. Идеальное решение – это предоставление возможности пользователю самому создавать свои специфические инструменты. Для этого были созданы макросы.

Написание макросов в Excel

Код макроса Excel написанный на языке Visual Basic for Application (VBA), а его выполняет инструмент приложения, к которому он присоединен. Большинство этих инструментов не доступно на уровне окна программы Excel. Как написать макрос.

Теперь продемонстрируем на примере информацию о том, как писать, редактировать и выполнять код макроса.

Чтобы написать макрос:

Примечание. Если в главном меню отсутствует закладка «РАЗРАБОТЧИК», тогда ее необходимо активировать в настройках: «ФАЙЛ»-«Параметры»-«Настроить ленту». В правом списке «Основные вкладки:» активируйте галочкой опцию «Разработчик» и нажмите на кнопку ОК.

Возможности макросов в Excel

Макросы позволяют автоматизировать процессы работы с документами и не только… Они могут практически одновременно выполнить тысячи инструментов за одну операцию (даже по одному клику мышкой). Таким образом расширяются возможности работы с программой.

С помощью макросов пользователь может сам создать свой инструмент, которого ему недостает в арсенале программы Excel. Например, когда нужно автоматически выделить каждую вторую строку одним кликом. Или нужно одновременно создать сразу определенное количество копий определенного рабочего листа. Список потребностей пользователей в автоматизации процессов работы можно продолжать до бесконечности.

Если бы не было возможности создавать макросы во всех программах, входящих в пакет MS Office. То множество операций в процессе рутинной работы пользователям приходилось бы выполнять вручную (выделять через одну строку кликая по каждому второму заголовку мышкой или копировать вставлять по одному листу). Ручная работа в лучшем случаи приводить к потере огромного количества времени, а в худшем – ведет к ошибкам или даже потере ценных данных.

Возможность создавать макросы и автоматизировать рабочие процессы бережет вашу работу от лишних потерь времени и возникновения ошибок. Далее рассмотрим, как создать макрос, который безошибочно и автоматически выполнить рутинную работу в один клик мышкой. Так же рассмотрим в каких местах рабочей книги Excel можно создавать и хранить макросы. Как их запустить и выполнить, а также как их максимально оптимизировать под свои потребности.

Excel предоставляет большой и изобильный арсенал инструментов для хранения и обработки огромного количества информации с данными. Хотя для самой универсальной аналитической программы Excel – хранение данных само по себе менее интересно, чем возможность их обрабатывать, структурировать и анализировать с презентацией в отчетах. Для этих целей служит сильнейший аналитических инструмент по обработке данных такой как «Сводные таблицы». Но и его можно еще более усовершенствовать с помощью макросов. И тогда возможности сводных таблиц не знают границ.